מדיניות פרטיות ואגירת מידע.

מדיניות פרטיות – אגירת מידע ודיוור (אמריקן דוקס בע״מ)
תאריך עדכון: 11/03/2026

אמריקן דוקס בע״מ, ח.פ. 515876910 (“אנחנו”) מכבדת את פרטיות לקוחותיה והפונים אליה. מסמך זה מסביר איזה מידע אנו אוספים, כיצד אנו משתמשים בו, היכן הוא נשמר, ולמי הוא עשוי לעבור – כולל ביחס לדיוור ועדכונים.

1) מי אנחנו וכיצד יוצרים קשר בנושא פרטיות

בעלת מאגר המידע היא אמריקן דוקס בע״מ (ח.פ. 515876910) 
טלפון לפניות בנושא פרטיות/הסרה/עיון ותיקון מידע: 058-7474100 או במייל: [email protected]

2) איזה מידע אנחנו אוספים

אנו עשויים לאסוף מידע שתמסרו לנו כעת ובהמשך, לרבות:

• פרטי קשר: שם, טלפון, אימייל, כתובת.

• פרטי פנייה ושירות: פרטי תיק, פרטי סטטוס, תוכן פניות, תכתובות ושיחות.

• מסמכים וחומרים לצורך השירות: טפסים, מסמכי זיהוי, אישורים, מסמכים פיננסיים/מיסויים, קבצים ותמונות שתשלחו או תעלו, חלק מהמידע הינו מידע רגיש כהגדרתו בחוק (מסמכי זיהוי אישיים וממשלתיים, ומידע פיננסי אישי).

• מידע טכני באתר (במידה ונאסף): נתוני שימוש בסיסיים, כתובת IP, סוג דפדפן, קוקיז/כלים אנליטיים ושיפור אבטחה.

אופן קבלת מידע ומסמכים

אנו פועלים כך שמידע אישי, מסמכים ומסמכים בעלי רגישות מיוחדת יתקבלו, יישמרו ויטופלו באמצעות ערוצי עבודה מתאימים ובהתאם לנהלי עבודה פנימיים.

המידע נשמר ומנוהל במערכות עבודה עסקיות הכוללות אמצעי בקרה, ניהול גישה וזיהוי משתמשים, בהתאם לצורך התפעולי והמקצועי.

כאשר נדרש, מיושמים גם אמצעי הגנה נוספים על מסמכים וקבצים, בהתאם לסוג המידע ולרמת הרגישות שלו.

3) אופן העברת המידע והאם חובה למסור מידע

החברה מנחה את לקוחותיה להעביר מסמכים ומידע בהתאם להנחיות הנמסרות להם מעת לעת ובאמצעות ערוצי העבודה שהוגדרו לצורך כך.

במקרה של שאלה לגבי אופן העברת מסמך או מידע, ניתן לפנות לחברה ולקבל הנחיה לגבי אופן ההעברה המתאים.

מסירת מידע היא בדרך כלל מרצון. עם זאת, ללא מסירת פרטים/מסמכים מסוימים הנדרשים לביצוע השירות, ייתכן שלא נוכל לספק את השירות, לסיים טיפול, או להשיב באופן מלא.

4) כיצד ועבור מה אנחנו משתמשים במידע

אנו משתמשים במידע למטרות הבאות:

• מתן השירות וניהול פניות/תיקים.

• תקשורת ותפעול: תיאומים, עדכונים, בקשת מסמכים, שירות לקוחות.

• גבייה והנהלת חשבונות ותיעוד.

• עמידה בדרישות דין ושמירת רישומים.

• אבטחה, מניעת הונאה ושיפור השירות.

• דיוור ועדכונים – רק בהתאם להסכמתכם ובהתאם לדין (ראו סעיף 8).

הבסיס המשפטי לעיבוד המידע הינו ביצוע ההתקשרות החוזית בינינו לבין הלקוח, ועמידה בחובות סטטוטוריות של הרשויות הרלוונטיות.

כאשר העיבוד מבוסס על הסכמה (למשל לצורך דיוור שיווקי), ניתן לחזור מההסכמה בכל עת, בכל פנייה שיווקית יינתן אמצעי פשוט וברור להסרה מרשימת הדיוור.

עקרונות העבודה שלנו בנושא פרטיות ואבטחת מידע

החברה פועלת לפי עקרונות של צמצום היקף המידע למינימום הנדרש לצורך מתן השירות, הגבלת גישה למידע לפי תפקיד ובהתאם לצורך, שימוש באמצעי עבודה מתאימים לסוג המידע, שמירה מבוקרת של מסמכים ומידע, ובחינה שוטפת של נהלי עבודה ואמצעי הגנה.

5) היכן נשמר המידע (מערכות ומאגרים)

המידע נשמר ומעובד במאגרי המידע שלנו ובמערכות ניהול/אחסון מאובטחות, לרבות (ככל שרלוונטי) אך לא רק:

• Zoho CRM

• Zoho Campaigns (דיוור)

• Google Drive (אחסון קבצים)

• דוא״ל

• WhatsApp

• תוכנות דיווח: Drake Software, Proseries software, ותוכנות אונליין כמו Proconnect tax online

• מחשבים/תחנות עבודה של החברה

• ספקי גיבוי תוכנות

• אתר האינטרנט וכלים טכניים נלווים

חלק מהמידע מאוחסן על גבי תשתיות ענן של ספקים מובילים המצויות מחוץ לגבולות מדינת ישראל (לרבות בארה"ב ובאיחוד האירופי). בעצם השימוש בשירות, הנך נותן הסכמתך להעברת המידע כאמור.

העברות ועיבוד מחוץ לאיחוד האירופי

המידע האישי עשוי להיות מאוחסן, מעובד או נגיש גם מחוץ לאיחוד האירופי (EEA), לרבות בארצות הברית ובמדינות נוספות בהן פועלים ספקי השירות שלנו.

במקרים של העברת מידע מחוץ לאיחוד האירופי, אנו מוודאים קיומם של אמצעי הגנה מתאימים בהתאם לדין החל, לרבות התקשרות בהסכמי עיבוד נתונים (DPA) עם ספקי השירות, יישום מנגנוני העברה מוכרים כגון סעיפים חוזיים סטנדרטיים (Standard Contractual Clauses) במידת הצורך, וכן אמצעים טכניים וארגוניים נאותים להגנה על המידע.

השימוש בשירותינו מהווה אישור להעברות כאמור בהתאם למדיניות זו.

6) למי אנחנו עשויים להעביר מידע (צדדים שלישיים)

אנו עשויים להעביר מידע רק במידה הדרושה למטרות בסעיף 4, למשל:

• ספקי מערכות ושירותי מחשוב/ענן (כגון Zoho, Google, ספקי אימייל/אבטחה) – כמעבדי מידע עבורנו.

• ספקי משנה לפי צורך נקודתי (למשל תרגום, שליחויות, תמיכה טכנית).

• גופים/רשויות/מוסדות בארה״ב וגורמים רלוונטיים נוספים – ככל שנדרש לצורך ביצוע השירות עבורכם ו/או לפי בקשתכם/אישורכם.

• דרישות לפי דין/צו/הליך משפטי או לצורך הגנה על זכויות החברה.

להוי ידוע כי לצורך ביצוע השירות, המידע והמסמכים (לרבות המידע הרגיש) יועברו על ידינו לרשויות המוסמכות בארה"ב (כגון מחלקת המדינה, ה-IRS או ה-SSA וגופים ממשלתיים אחרים), בעצם ההתקשרות לקבלת השירות, הלקוח מאשר כי לצורך ביצוע השירות ייתכן שהמידע והמסמכים יועברו לגורמים הרלוונטיים בארה״ב, בהתאם לצורך ולדין החל.

אנחנו לא מוכרים מידע אישי לצדדים שלישיים.

עבודה עם מערכות וספקי שירות

לצורך מתן השירות, ניהול המסמכים, התקשורת עם הלקוחות והתפעול השוטף, החברה נעזרת במערכות ובספקי שירות מתאימים.

החברה פועלת לבחון ולהסדיר, לפי העניין, היבטים הנוגעים לפרטיות ולאבטחת מידע במסגרת העבודה עם גורמים אלה, לרבות היקף הגישה הנדרש, אופי השירות הניתן, ואופן השימוש במידע לצורך אספקת השירות.

7) אבטחת מידע

לאור אופי המידע הרגיש המוחזק במאגר, אנו נוקטים באמצעי אבטחה קפדניים ומתקדמים בהתאם לרמת האבטחה הנדרשת בדין, (לרבות הרשאות גישה, ניהול משתמשים, אימות דו-שלבי במערכות המרכזיות, גיבויים ונהלי עבודה).

החברה מיישמת אמצעים ארגוניים וטכנולוגיים להגנה על מידע אישי ומידע רגיש, לרבות שימוש בחשבונות אישיים, אמצעי אימות מתאימים, אימות דו-שלבי במערכות המרכזיות, ניהול הרשאות גישה, ובקרות שנועדו לצמצם חשיפה בלתי מורשית או בלתי נחוצה של מידע.

הגישה למידע ניתנת רק למי שזקוק לו לצורך ביצוע תפקידו, והחברה פועלת לניהול גישה והרשאות באופן מבוקר, בהתאם לסוג המידע, אופי התפקיד והצורך התפעולי.

עם זאת, אין מערכת חסינה לחלוטין ואיננו יכולים להבטיח אבטחה מוחלטת.

8) דיוור, עדכונים והודעות שיווק

אם נתתם הסכמה, אנו עשויים לשלוח אליכם:

• עדכונים מקצועיים, מידע על שירותים, הצעות ותוכן שיווקי ב־מייל / SMS / WhatsApp (לרבות באמצעות Zoho Campaigns).

• שליחת דיוור שיווקי מתבצעת אך ורק לאחר קבלת הסכמה מפורשת ומודעת, הניתנת באמצעות סימון ייעודי בטופס הרשמה או בטופס ייעודי לדיוור. ניתן לבטל הסכמה בכל עת.

בנוסף, גם ללא קשר להסכמה לדיוור שיווקי, ייתכן ונשלח הודעות תפעוליות הנחוצות לטיפול בתיק/בשירות (למשל: תיאום, בקשת מסמכים, עדכון סטטוס).

הסרה מדיוור שיווקי: ניתן לבקש הסרה בכל עת באמצעות קישור הסרה (אם קיים) או על ידי הודעה “הסר”/פנייה אלינו בטלפון 058-7474100. לאחר הסרה, נמשיך לשלוח רק הודעות תפעוליות הנדרשות לשירות פעיל, אם רלוונטי.

9) זכויות עיון/תיקון/מחיקה

בכפוף לדין, אתם זכאים לבקש:

• לעיין במידע שנשמר עליכם.

• לתקן/לעדכן מידע שאינו נכון או אינו מעודכן.

• מחיקה/הגבלה – במקרים המתאימים ובכפוף לחובות שמירה, תיעוד ודין.

לצורך טיפול בבקשות לעיון, תיקון או מחיקה של מידע, ניתן לפנות לכתובת הדוא"ל:
[email protected]

החברה רשאית לבקש פרטים סבירים לצורך אימות זהות הפונה ובדיקת הבקשה, ותטפל בפניות בהתאם לדין החל ובכפוף לחובות שמירה, תיעוד או ניהול רשומות שעשויות לחול עליה.

10) שמירת מידע (Retention)

אנו שומרים מידע אישי כל עוד הדבר נדרש לצורך מתן השירותים, ניהול תיקים, עמידה בחובות חוקיות ורגולטוריות (לרבות חובות מס ותיעוד), ניהול והגנה מפני טענות משפטיות, וכן לצורך מתן שירותים משלימים או שחזור מסמכים לבקשת הלקוח.

לאחר סיום מתן השירות הפעיל, המידע עשוי להישמר בארכיון מאובטח ומוגבל גישה. בתקופת הארכיון לא מתבצע עיבוד פעיל של המידע, והוא נשמר לצרכי תיעוד, עמידה בדרישות דין והגנה משפטית בלבד.

בקשות למחיקה תיבחנה בהתאם לדין החל. במקרים בהם קיימת חובה חוקית לשמור מידע או צורך לשמור אותו לצורך הקמה, מימוש או הגנה על זכויות משפטיות, נמשיך לשמור מידע מינימלי הנדרש ונגביל את עיבודו ככל האפשר.

תכתובות דוא"ל נשמרות כחלק מתיעוד השירות וההתקשרות עם הלקוח, לרבות לצורך הוכחת הסכמות ותיעוד הוראות לקוח.

11) עוגיות (Cookies) וכלים באתר

האתר עשוי להשתמש בקוקיז וכלי מדידה/אבטחה לצורך תפעול תקין, אבטחה, סטטיסטיקה ושיפור חוויית משתמש. ניתן להגביל קוקיז בהגדרות הדפדפן (ייתכן שחלק מהתכונות יושפעו).

12) עדכונים למדיניות

אנו עשויים לעדכן מדיניות זו מעת לעת. הנוסח המעודכן יפורסם בעמוד זה ותאריך העדכון ישתנה בהתאם.